Ghiduri CRM
Soft CRM in cloud sau instalat local: ce sa alegi pentru firma ta
CRM in cloud sau instalat pe serverul propriu? Comparam costurile reale, securitatea...
Un CRM gratuit e cea mai simpla cale sa iesi din Excel fara sa cumperi nimic. Fiecare CRM gratuit are insa limitele lui, asa ca, inainte sa alegi unul, chiar daca nu costa nimic, merita sa analizezi ce iti ofera si daca te ajuta cu adevarat, altfel iti pierzi timpul degeaba. Mai jos iti prezentam ce primesti in planul gratuit CRM Flow, iar daca ti se potriveste, iti aratam cum sa iti faci cont si sa testezi aplicatia, ca sa vezi daca e potrivita pentru tine. Nu exista costuri ascunse: tot ce vezi aici la planul gratuit primesti fara sa platesti nimic.
Da, si nu doar unul. Cand cauti „CRM gratuit", rezultatele amesteca insa trei lucruri diferite: planuri care raman gratuite pentru totdeauna, perioade de proba care expira dupa cateva zile si programe open-source pe care le instalezi singur. Toate trei apar ca „gratuite", dar costul real si limita fiecaruia sunt foarte diferite.
Pentru o firma mica, intrebarea utila nu e daca exista un CRM gratuit, ci daca varianta gratuita pe care o alegi acopera ce faci tu in urmatoarele 6-12 luni. Daca peste trei luni ai nevoie de un al treilea coleg in CRM sau de un raport de vanzari pentru contabil, limita planului gratuit devine problema ta, nu a furnizorului.
Tabelul de mai jos rezuma ce primesti in fiecare caz si unde se opreste. Detaliile difera de la un furnizor la altul, asa ca verifica intotdeauna pagina de preturi a solutiei pe care o iei in calcul.
| Tip | Ce primesti | Unde se opreste | Potrivit pentru |
|---|---|---|---|
| Plan gratuit permanent (freemium) | Un CRM in cloud functional, fara termen de expirare, de obicei fara card | Numar de utilizatori, functionalitati avansate (rapoarte, roluri, automatizari, export) | Firme de 1-3 oameni care vor sa inceapa acum |
| Free trial (perioada de proba) | Toate functionalitatile, de obicei pentru 14-30 de zile | Durata: la final platesti sau pierzi accesul | Testarea unui CRM pe care esti dispus sa-l platesti |
| Open-source instalat pe server propriu | Licenta gratuita, control complet asupra codului si datelor | Server, instalare, actualizari, backup si securitate sunt treaba ta | Firme cu un om tehnic in echipa sau cu buget de IT |
Este varianta pe care o au in minte majoritatea celor care cauta „CRM gratuit". Iti faci cont, adaugi contactele si incepi sa lucrezi, fara sa platesti nimic si fara o data la care accesul expira. Furnizorul castiga atunci cand firma ta creste si are nevoie de mai multi utilizatori sau de functionalitati in plus. Asta nu e un truc, ci modelul de business, iar el functioneaza bine pentru tine daca limita planului gratuit e la un nivel la care chiar ai nevoie de mai mult.
Un trial nu e un CRM gratuit, ci o demonstratie cu acces complet. E foarte util ca sa vezi daca echipa chiar foloseste aplicatia, dar dupa 14 sau 30 de zile trebuie sa decizi. Ce merita verificat: ce se intampla cu datele la final, daca ti se cere cardul de la inceput si daca abonamentul porneste automat.
Un CRM open-source are licenta gratuita, dar trebuie gazduit undeva. Asta inseamna un server virtual sau dedicat, cineva care il instaleaza, il actualizeaza, face backup si raspunde cand ceva nu merge. Pentru o firma cu un programator in echipa poate fi o alegere buna. Pentru o firma de vanzari sau servicii fara om tehnic, „gratuit" ajunge sa insemne ore de configurare si un risc real pentru datele clientilor. Am discutat pe larg diferenta in ghidul soft CRM in cloud sau instalat local.
Furnizorii pun limita in locuri diferite. Acestea sunt cele mai frecvente, in ordinea in care ar trebui sa le verifici:
Niciuna dintre aceste limite nu e o problema in sine. Problema apare cand o descoperi dupa ce ai mutat toti clientii in aplicatie si echipa s-a obisnuit cu ea.
Chiar si un CRM care costa 0 lei pe luna are costuri. Merita sa le pui pe hartie inainte sa alegi:
Timpul de pornire. Importul contactelor, curatarea duplicatelor, definirea etapelor din pipeline si obisnuirea echipei iau cateva ore sau cateva zile, indiferent de pret. Daca vrei sa reduci timpul asta, ghidul de la Excel la CRM descrie pasii unul cate unul.
Costul schimbarii mai tarziu. Daca alegi un CRM gratuit doar pentru ca e gratuit si peste un an trebuie sa treci la altul, platesti de doua ori timpul de import si de adaptare. De aceea conteaza cat costa planul platit al aceluiasi furnizor, nu doar cel gratuit.
Gazduirea si intretinerea, la open-source. Serverul costa de la cativa euro pe luna in sus, iar timpul cuiva care il intretine costa de obicei mult mai mult decat serverul.
Ce nu face planul gratuit. Daca planul gratuit nu are rapoarte, cineva din firma va construi lunar rapoartele in Excel. Timpul acela e tot un cost, chiar daca nu apare pe nicio factura.
Pentru o lista completa de criterii, nu doar cele legate de pret, vezi si cum sa alegi un CRM.
Varianta gratuita ajunge daca esti antreprenor singur sau o echipa de doi oameni, ai cel mult cateva sute de clienti activi si vrei in primul rand sa nu mai pierzi oferte si follow-up-uri. In situatia asta ai nevoie de o lista de contacte curata, un pipeline in care vezi ce deal-uri ai deschise si un calendar cu urmatorii pasi, iar un plan gratuit bun le acopera pe toate.
Varianta gratuita nu mai ajunge cand al treilea coleg trebuie sa lucreze in CRM, cand ai nevoie de rapoarte de vanzari lunare fara sa le construiesti manual sau cand vrei ca fiecare agent sa vada doar clientii lui. In acel moment, intrebarea nu mai e „gratuit sau platit", ci cat costa pe utilizator si daca pretul e rezonabil pentru marimea firmei. Pentru echipele de 3-10 oameni, ghidul CRM pentru echipe mici intra in detalii.
CRM Flow are toate cele trei momente de mai sus intr-un singur cont, fara card la inscriere:
Singura limita a planului gratuit e asadar numarul de utilizatori. Nu exista module blocate si nici o limita de contacte. Pentru o echipa de 3 oameni, planul Complet inseamna 4,5 EUR pe luna, iar pentru 5 oameni, 7,5 EUR pe luna, fara cost de setup si fara contract pe termen lung. Detaliile sunt pe pagina de preturi.
Un CRM gratuit merita folosit daca stii dinainte unde se opreste si daca pasul urmator are un pret pe care ti-l permiti. Alege un plan gratuit permanent daca vrei sa incepi azi cu o echipa mica, foloseste trial-ul ca sa testezi tot cu datele tale si lasa open-source-ul pentru cazul in care ai pe cineva care se ocupa de server. In toate cazurile, verifica cele sapte intrebari de mai sus inainte sa muti clientii.
Toate functionalitatile pe planul Gratuit, permanent: pipeline Kanban, rapoarte, CUI Magic, calendar, import si export CSV, roluri. Peste 2 utilizatori, planul Complet costa 1,5 EUR pe utilizator pe luna. Incepi cu 14 zile fara limita de utilizatori.
Incepe gratuitCRM romanesc in cloud, interfata in romana. 14 zile fara limita de utilizatori, apoi planul Gratuit pentru 2 utilizatori, cu toate functionalitatile, fara limita de timp si fara card.