Cine trebuie sa trimita e-Factura si de cand? Ce amenzi risci daca n-o faci? Cum te pui la punct rapid? Am adunat totul intr-un singur loc, cu termenele reale si pasii concreti pentru firme si PFA-uri.
Discutia despre e-Factura dureaza de ceva vreme. Primele teste au fost in 2020, dar majoritatea firmelor si PFA-urilor n-au simtit-o pana in 2024. Acum, in 2026, nu mai e nimic de interpretat: daca emiti facturi in Romania, le trimiti prin RO e-Factura.
ANAF a introdus obligatia treptat: intai furnizorii de produse cu risc fiscal (2022), apoi toate firmele si PFA-urile simultan (ianuarie 2024, cu o perioada de gratie fara amenzi pana la 31 mai, prelungita prin OUG 30/2024). Ideea era buna, sa dea timp. Problema e ca multi au amanat. Daca esti printre ei si inca nu transmiti e-Facturi, esti deja in afara legii, iar amenzile nu sunt de decor.
| Data | Eveniment | Categorie afectata | Baza legala |
|---|---|---|---|
| 2020 | Cadru legal B2G (facturare electronica in achizitii publice) | Furnizori catre institutii publice | Legea 199/2020 |
| Iulie 2022 | Obligativitate produse cu risc fiscal ridicat (B2B) si B2G | Firme cu produse din categoriile: legume si fructe, bauturi alcoolice, constructii noi, apa minerala, nisip/pietris, imbracaminte si incaltaminte | OUG 120/2021 (modificata prin OUG 130/2021, B2B risc fiscal); Legea 139/2022 (aprobarea OUG 120/2021, B2G) |
| Ianuarie 2024 | Obligativitate B2B generalizata (gratie fara sanctiuni pana la 31 mai, prelungita prin OUG 30/2024) | Toate persoanele impozabile (SRL, SA, PFA, II, IF, profesii liberale) | Legea 296/2023, OUG 30/2024 |
| Iunie 2024 | Incep sanctiunile B2B (amanate de la aprilie prin OUG 30/2024) | Toti contribuabilii obligati din ianuarie | OUG 30/2024 |
| Iulie 2024 | e-Factura devine canal exclusiv | Toti contribuabilii; facturile netransmise pierd validitatea fiscala | Legea 296/2023 |
| Ianuarie 2025 | Extindere B2C (obligatoriu, fara sanctiuni pana la 1 iulie 2025); facturi simplificate in sistem | Tranzactii catre persoane fizice (cand se emite factura) si facturi simplificate | OUG 69/2024, OUG 138/2024 |
| Iulie 2025 | Incep sanctiunile B2C | Amenzi efective pentru netransmiterea facturilor B2C | OUG 69/2024 |
| Ianuarie 2026 | Termen 5 zile lucratoare; obligativitate si pentru facturi catre nerezidenti inregistrati in scopuri de TVA in Romania | Toate categoriile, inclusiv facturi catre firme straine cu cod de TVA romanesc | OUG 89/2025 |
Practic, 2024 a fost anul in care s-a terminat cu „mai vedem". Din ianuarie, toti contribuabilii (inclusiv PFA) au fost obligati sa transmita e-Facturi; din iunie au inceput amenzile; din iulie, e-Factura a devenit canal exclusiv.
Varianta scurta: aproape toata lumea. Din ianuarie 2024 (Legea 296/2023) nu mai conteaza daca ai o firma mare sau un PFA cu trei clienti. Emiti factura in Romania? O trimiti prin e-Factura. Din iulie 2024 e si mai clar: facturile netransmise nu mai au valoare fiscala.
| Categorie | Obligat e-Factura? | Din cand? | Observatii |
|---|---|---|---|
| SRL / SA (orice dimensiune) | Da | Ianuarie 2024 | Inclusiv microintreprinderi |
| PFA | Da | Ianuarie 2024 | Indiferent de regimul TVA |
| II / IF | Da | Ianuarie 2024 | Aceleasi reguli ca PFA |
| Profesii liberale | Da | Ianuarie 2024 | Daca emit facturi |
| ONG-uri | Da (partial) | Ianuarie 2024 | Doar pentru activitati economice |
| Persoana fizica (cu factura) | Da | Ianuarie 2024 | Cand emite factura fiscala |
| Vanzari B2C cu bon fiscal | Nu | - | Doar bonul fiscal, fara factura |
| Export catre tari non-UE | Nu | - | Regim de facturare export |
| Tranzactii intracomunitare | Nu (inca) | - | In asteptarea ViDA (UE) |
Cateva precizari utile:
SRL-uri, SA-uri, SNC, SCS: toate, din ianuarie 2024, inclusiv microintreprinderile. Un SRL cu 10.000 lei cifra de afaceri pe an este la fel de obligat ca oricare altul.
PFA, II, IF: din ianuarie 2024, la fel ca firmele, fiecare factura trecand prin sistem indiferent de regimul de TVA.
Profesii liberale (avocat, notar, medic, arhitect, consultant): din ianuarie 2024, daca emit factura.
ONG-uri: doar pentru activitatile economice. Facturezi un serviciu? Treci prin sistem. Primesti o donatie? Nu e cazul.
Regula generala e clara: factura emisa in Romania = trece prin e-Factura. Exista totusi cateva exceptii:
ANAF nu asteapta controlul ca sa te gaseasca: sistemul vede in timp real ce facturi ai emis si pe care nu le-ai trimis prin e-Factura. Iar amenzile sunt doar varful problemei.
Amenzile pentru emitentul care nu transmite facturile sunt diferentiate pe categorii de contribuabili, conform OUG 69/2024:
| Categorie contribuabil | Amenda pentru netransmitere |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 - 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 - 5.000 lei |
| Alti contribuabili (firme mici, PFA, II, IF, persoane fizice) | 1.000 - 2.500 lei |
Pe langa amenda pentru emitent, in relatia B2B exista o sanctiune separata pentru destinatar: cel care primeste si inregistreaza in contabilitate o factura pe alt canal decat e-Factura (deci netransmisa corect prin sistem) risca o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii (art. 13² alin. (1) lit. b din OUG 120/2021). Aceasta amenda de 15% se aplica destinatarului, nu emitentului; emitentul care nu transmite raspunde cu amenzile pe categorii de mai sus. Sanctiunea de 15% nu se aplica in relatia B2C.
Amenda e problema evidenta, dar vin si altele care dor mai tare:
Ca sa eviti asta: din 2026, termenul este de 5 zile lucratoare de la emitere, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la termenul legal de emitere a facturii (modificat prin OUG 89/2025, fata de cele 5 zile calendaristice anterioare). Weekendul si sarbatorile legale nu se numara. Tot prin OUG 89/2025, e-Factura a devenit obligatorie si pentru facturile emise catre persoane impozabile nestabilite in Romania, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania (exceptie: bonuri fiscale simplificate si facturi pentru livrari intracomunitare cand beneficiarul comunica un cod de TVA din alt stat membru UE). Am explicat tot ce trebuie sa stii despre termene aici: Termen transmitere e-Factura.
Inca trimiti facturi in PDF pe email? E momentul sa te misti, dar nu e complicat pe cat pare.
Ai emis facturi dupa intrarea legii in vigoare, dar nu le-ai introdus in e-Factura? Nu e ideal, dar nici capatul lumii:
Zona B2C s-a schimbat cel mai mult in ultimii doi ani. Initial, e-Factura era strict B2B si B2G, dar ANAF trage tot mai mult si vanzarile catre persoane fizice in sistem.
Romania merge clar pe modelul Italiei, unde e-Factura e obligatorie pentru tot, inclusiv vanzarile catre consumatorul final. Cine vinde catre public face bine sa se pregateasca din timp.
Magazinele online sunt cele mai expuse, pentru ca emit factura automat la fiecare comanda. 50 de comenzi pe zi = 50 de facturi de trimis la ANAF. Daca platforma de e-commerce nu e legata de un soft de facturare electronica care face asta singur, risti amenda in fiecare luna in care nu ai transmis. O solutie integrata care combina pipeline de vanzari cu facturare automata rezolva ambele probleme.
Legislatia e una, viata reala e alta. Hai sa vedem pe situatii concrete cine ce trebuie sa faca si de cand.
Andrei are un magazin online de cosmetice naturale. 50 de comenzi pe zi, fiecare cu factura. Inainte de e-Factura obligatorie, emitea facturi in PDF si le trimitea pe email. Acum? Fiecare din cele 50 de facturi zilnice trebuie transmisa la ANAF in 5 zile lucratoare.
Daca Andrei ar face asta manual pe SPV, ar sta 4-5 ore pe zi doar pe upload. Evident, nu e fezabil. Solutia lui: platforma de e-commerce e legata de un soft de facturare care genereaza XML-ul automat si il trimite la ANAF in secunda urmatoare. Andrei nu face nimic manual - emite factura ca inainte, iar transmiterea se face singura.
Ce l-a surprins: de cand e obligatorie e-Factura si pentru B2C (ianuarie 2025, OUG 69/2024), nu mai e vorba doar de facturile catre firme. Fiecare comanda de la o persoana fizica, daca emite factura, trebuie transmisa. Si la 50 pe zi, orice intarziere devine amenda. Un CRM cu facturare automata e practic obligatoriu la acest volum.
Maria e PFA, face web design pentru clienti din Romania, Germania si Olanda. Emite 5-6 facturi pe luna. Intrebarea ei: „Trebuie sa trimit e-Factura si pentru facturile catre firme din UE?"
Raspunsul scurt: da, pentru facturile catre firme din Romania - obligatoriu. Pentru facturile catre firme din UE (intracomunitare) - momentan nu. Sistemul e-Factura romanesc este obligatoriu pentru tranzactii B2B interne si B2G. Exporturile intracomunitare nu intra inca sub obligativitate, dar Romania pregateste aderarea la reteaua europeana PEPPOL, deci s-ar putea schimba.
Ce face Maria: facturile catre clientii romani le emite din softul de facturare cu transmitere automata la ANAF. Facturile catre Germania si Olanda le emite tot din soft, dar fara transmitere e-Factura - le trimite pe email ca pana acum, in format PDF. Tine evidenta separata ca sa stie care au fost transmise si care nu.
Cosmin are un SRL de constructii. Lucreaza cu 15-20 de subfurnizori care ii trimit facturi lunar: materiale, transport, utilaje, manopera. De cand cu e-Factura obligatorie, toate facturile de la furnizorii lui ajung automat in SPV.
Inainte, Cosmin depindea de furnizorii lui sa trimita factura pe email. Unii trimiteau, altii uitau, altii trimiteau cu intarziere de 2 luni. Contabila lui alerga dupa documente. Acum? Deschide SPV-ul, vede toate facturile primite. Daca furnizorul X a trimis factura la ANAF, ea e acolo. Nu mai depinde de nimeni sa-i trimita pe email.
Problema ramasa: Cosmin tot trebuie sa descarce facturile manual din SPV, una cate una, si sa le dea contabilei. Cu un soft conectat la API, descarcarea ar fi automata si facturile ar ajunge direct in contabilitate. Dar chiar si asa, SPV-ul a rezolvat problema principala: facturile nu se mai pierd si nu mai depind de bunul plac al furnizorului.
Foloseste un software de facturare cu transmitere automata catre ANAF. Zero risc de amenzi.