e-Factura obligatorie: cine trebuie sa transmita si de cand

De cand este e-Factura obligatorie in Romania

Discutia despre e-Factura dureaza de ceva vreme. Primele teste au fost in 2020, dar majoritatea firmelor si PFA-urilor n-au simtit-o pana in 2024. Acum, in 2026, nu mai e nimic de interpretat: daca emiti facturi in Romania, le trimiti prin RO e-Factura.

ANAF a introdus obligatia treptat: intai furnizorii de produse cu risc fiscal (2022), apoi toate firmele si PFA-urile simultan (ianuarie 2024, cu o perioada de gratie fara amenzi pana la 31 mai, prelungita prin OUG 30/2024). Ideea era buna, sa dea timp. Problema e ca multi au amanat. Daca esti printre ei si inca nu transmiti e-Facturi, esti deja in afara legii, iar amenzile nu sunt de decor.

Cronologia obligativitatii: toate termenele

Practic, 2024 a fost anul in care s-a terminat cu „mai vedem". Din ianuarie, toti contribuabilii (inclusiv PFA) au fost obligati sa transmita e-Facturi; din iunie au inceput amenzile; din iulie, e-Factura a devenit canal exclusiv.

Cine trebuie sa transmita e-Factura

Varianta scurta: aproape toata lumea. Din ianuarie 2024 (Legea 296/2023) nu mai conteaza daca ai o firma mare sau un PFA cu trei clienti. Emiti factura in Romania? O trimiti prin e-Factura. Din iulie 2024 e si mai clar: facturile netransmise nu mai au valoare fiscala.

Cateva precizari utile:

SRL-uri, SA-uri, SNC, SCS: toate, din ianuarie 2024, inclusiv microintreprinderile. Un SRL cu 10.000 lei cifra de afaceri pe an este la fel de obligat ca oricare altul.

PFA, II, IF: din ianuarie 2024, la fel ca firmele, fiecare factura trecand prin sistem indiferent de regimul de TVA.

Profesii liberale (avocat, notar, medic, arhitect, consultant): din ianuarie 2024, daca emit factura.

ONG-uri: doar pentru activitatile economice. Facturezi un serviciu? Treci prin sistem. Primesti o donatie? Nu e cazul.

Exceptii de la obligativitate

Regula generala e clara: factura emisa in Romania = trece prin e-Factura. Exista totusi cateva exceptii:

• Vanzari B2C doar cu bon fiscal: daca vinzi la casa de marcat si dai bon, nu trebuie e-Factura. Dar daca clientul cere si factura, aceasta trece obligatoriu prin sistem.
• Bonuri fiscale AMEF: bonurile fiscale emise prin casa de marcat (OUG 28/1999) care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate nu se transmit prin e-Factura (datele sunt raportate prin sistemul AMEF). Atentie: facturile simplificate propriu-zise (art. 319 alin. 12 Cod Fiscal) se transmit obligatoriu prin e-Factura din 1 ianuarie 2025 (OUG 138/2024).
• Exporturi in afara UE: facturile catre clienti din SUA, UK, China sau orice tara non-UE nu intra in e-Factura Romania.
• Tranzactii intracomunitare: facturezi catre un partener din Germania sau Franta? Deocamdata nu e obligatoriu. La nivel european, ViDA (VAT in the Digital Age) a fost adoptat de Consiliul UE in martie 2025, iar e-facturarea obligatorie pentru tranzactii intracomunitare B2B vine din 1 iulie 2030.
• Unele operatiuni scutite de TVA: art. 292 din Codul Fiscal enumera cateva exceptii, dar lista se modifica des. Verifica intotdeauna cu contabilul.
• Persoane fizice cu CNP, fara CUI: din iunie 2026 (Legea 88/2026), persoanele fizice identificate fiscal doar prin CNP (drepturi de autor, conventii civile) nu mai au obligatia e-Factura. Atentie: PFA-urile au CUI si raman obligate.
• Agricultorii cu regim special: cei care aplica regimul special (art. 315¹ Cod Fiscal) sunt scutiti de e-Factura din iunie 2026 (Legea 88/2026).
• Institute culturale straine: institutele si centrele culturale ale altor state care functioneaza in Romania pe baza acordurilor interguvernamentale nu au obligatia e-Factura (Legea 88/2026).

Amenzi si sanctiuni pentru neconformare

ANAF nu asteapta controlul ca sa te gaseasca: sistemul vede in timp real ce facturi ai emis si pe care nu le-ai trimis prin e-Factura. Iar amenzile sunt doar varful problemei.

Cat te costa daca nu trimiti

Amenzile pentru emitentul care nu transmite facturile sunt diferentiate pe categorii de contribuabili, conform OUG 69/2024:

Pe langa amenda pentru emitent, in relatia B2B exista o sanctiune separata pentru destinatar: cel care primeste si inregistreaza in contabilitate o factura pe alt canal decat e-Factura (deci netransmisa corect prin sistem) risca o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii (art. 13² alin. (1) lit. b din OUG 120/2021). Aceasta amenda de 15% se aplica destinatarului, nu emitentului; emitentul care nu transmite raspunde cu amenzile pe categorii de mai sus. Sanctiunea de 15% nu se aplica in relatia B2C.

Consecintele pe care nu le vezi imediat

Amenda e problema evidenta, dar vin si altele care dor mai tare:

• Clientul tau nu mai poate deduce TVA-ul: cea mai grava consecinta. Daca factura ta n-a trecut prin e-Factura, clientul plateste TVA-ul din buzunar. Nu dureaza mult pana te scoate de pe lista de furnizori.
• Cheltuiala „dispare": facturile netransmise nu sunt recunoscute fiscal, asa ca baza ta de impozitare creste artificial si platesti impozit pe bani pe care de fapt i-ai cheltuit.

Ca sa eviti asta: din 2026, termenul este de 5 zile lucratoare de la emitere, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la termenul legal de emitere a facturii (modificat prin OUG 89/2025, fata de cele 5 zile calendaristice anterioare). Weekendul si sarbatorile legale nu se numara. Tot prin OUG 89/2025, e-Factura a devenit obligatorie si pentru facturile emise catre persoane impozabile nestabilite in Romania, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania (exceptie: bonuri fiscale simplificate si facturi pentru livrari intracomunitare cand beneficiarul comunica un cod de TVA din alt stat membru UE). Am explicat tot ce trebuie sa stii despre termene aici: Termen transmitere e-Factura.

Cum te conformezi rapid ca firma sau PFA

Inca trimiti facturi in PDF pe email? E momentul sa te misti, dar nu e complicat pe cat pare.

1. Fa-ti cont in SPV - SPV este portalul ANAF unde se intampla totul legat de e-Factura. Daca n-ai cont, il faci online cu certificat digital sau la ghiseul ANAF. Am scris toti pasii aici: e-Factura ANAF.
2. Alege un soft care trimite automat la ANAF - Cel mai important pas. Un soft potrivit genereaza XML-ul in format UBL 2.1, il verifica si il trimite singur, fara sa intri manual pe SPV.
3. Introdu datele firmei - CUI, adresa, serie de facturare, cont bancar.
4. Emite prima factura - O faci ca pana acum; la salvare, softul genereaza XML-ul si il trimite la ANAF, iar tu primesti o confirmare cu numar de index.
5. Verifica daca a fost acceptata - Daca statusul e „ok", gata. Daca nu, vezi eroarea, corectezi si retrimiti.

Ai facturi vechi netransmise?

Ai emis facturi dupa intrarea legii in vigoare, dar nu le-ai introdus in e-Factura? Nu e ideal, dar nici capatul lumii:

• Trimite-le cat mai repede: mai bine cu intarziere decat deloc. ANAF poate da amenda pentru intarziere, dar arati ca ai rezolvat.
• Suna contabilul: daca au trecut luni, s-ar putea sa fie nevoie de note de corectie.
• De azi incolo, pune pe automat: cu un soft care trimite singur, nu mai uiti si nu mai intarzii.

e-Factura obligatorie B2C: ce se schimba

Zona B2C s-a schimbat cel mai mult in ultimii doi ani. Initial, e-Factura era strict B2B si B2G, dar ANAF trage tot mai mult si vanzarile catre persoane fizice in sistem.

Unde suntem acum, in 2026

• Emiti factura catre persoana fizica: o trimiti prin e-Factura. Obligatoriu din ianuarie 2025 (OUG 69/2024), cu sanctiuni efective de la 1 iulie 2025. Nu conteaza daca a cerut-o clientul sau ai emis-o proactiv.
• Dai doar bon fiscal: atunci nu trebuie e-Factura. Bonul de casa e suficient deocamdata.
• Vinzi online: magazinele online emit factura la fiecare comanda, de regula. Daca emiti factura, o trimiti prin e-Factura. Nu mai e optional.

Romania merge clar pe modelul Italiei, unde e-Factura e obligatorie pentru tot, inclusiv vanzarile catre consumatorul final. Cine vinde catre public face bine sa se pregateasca din timp.

Ai magazin online? Citeste asta cu atentie

Magazinele online sunt cele mai expuse, pentru ca emit factura automat la fiecare comanda. 50 de comenzi pe zi = 50 de facturi de trimis la ANAF. Daca platforma de e-commerce nu e legata de un soft de facturare electronica care face asta singur, risti amenda in fiecare luna in care nu ai transmis.